Suur-Seudun Osuuskauppa SSO:n hallintorekisterin tietosuojaseloste

Suur-Seudun Osuuskauppa SSO:n Hallintorekisteri TIETOSUOJASELOSTE (Päivitetty 6.2.2020) Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19Rekisterinpitäjä Suur-Seudun Osuuskauppa SSO Postiosoite: Prismantie 2, 24800 Halikko Käyntiosoite: Prismantie 2, 24800 Halikko Y-tunnus: 1834868-9Tietosuojavastaavan yhteystiedot tietosuojavastaava@sok.fi Rekisteriasioita hoitava henkilö sso.tietosuoja@sok.fi Rekisterin nimi Suur-Seudun Osuuskauppa SSO:n Hallintorekisteri Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on Suur-Seudun Osuuskauppa SSO:n hallinnon toiminnan järjestäminen. Hallinnon kokousten ja tilaisuuksien järjestäminen ja kokousaineistojen toimittaminen

Kelpoisuuden tarkistaminen hallinnon luottamustoimeen
Kokouspalkkioiden ja kulukorvausten maksaminen sekä ennakonpidätyksen toimittaminen
Osuuskaupan tiedotus ja viestintä
Tilinpäätösraportointi, yrityksen hallinnon esittely ja muu hyvän hallintotavan mukainen raportointi
Yhteydenpito ja luottamushenkilösuhteiden hoitaminen
Rekisterinpitäjän oikeuksien ja etujen turvaaminen ja lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen
Osuuskaupan hallintoa koskevien historiatietojen säilyttäminen Hallintorekisterin yhteydessä ylläpidetään Suur-Seudun Osuuskauppa SSO:n lähipiirirekisteriä, jonka tarkoituksena on koota tiedot Suur-Seudun Osuuskauppa SSO:n avainhenkilöiden ja heidän lähipiirinsä mahdollisista riippuvuuksista Suur-Seudun Osuuskauppa SSO:n konserniin.

Henkilötietojen käsittelyn peruste Henkilötietoja käsitellään seuraavin perustein:Art 6.1 a) Suostumus: Henkilö on antanut suostumuksen ryhtyä hallinnon luottamustoimeen. Art 6.1 c) Lakisääteinen velvoite: Osuuskuntalaki, osakeyhtiölaki, kirjanpitolainsäädäntö, Hallinnointikoodi.Henkilötunnuksen käsittely perustuu rekisteröidyn yksiselitteiseen yksilöimiseen rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi.Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta AsiakkaatKäsiteltävät henkilötiedot

Henkilön nimi
Osoitetiedot
Puhelinnumero
Sähköpostiosoite
Henkilötunnus
Tilinumerotieto
Ennakonpidätystiedot
Aloitus- ja lopetuspäivät
Hallinnon henkilön puolison nimi, osoitetieto ja syntymäaika

Käsiteltävät henkilötietoryhmät

Yhteystiedot
Tiedot palkkioista ja kulukorvauksista
Muut hallinnon järjestämiseksi tarvittavat tiedot
Lähipiiriin kuuluvien henkilöiden nimi ja syntymäaika

Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä …Henkilötietojen vastaanottajat Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme sisäisiä ja ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat 4. kohdassa mainittujen toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa. Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Luovutamme tietoja viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.Emme luovuta rekisterin tietoja edelleen kolmannelle osapuolelle, pois lukien tietojen luovuttaminen viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.Tiedot säilytetään luottamustehtävän ajan. Tarkat tiedot säilytetään 1 + kuluva vuosi luottamustehtävän päättymisestä. Nimi ja yhteystiedot säilytetään historiatietona. Lähipiirirekisterin tiedot säilytetään 10 vuotta luottamustehtävän päättymisestä.Rekisteröidyn oikeudet Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:

Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Oikeus tietojen poistamiseen (elinkaaren päättyessä tai mikäli käsittely on lainvastaista)
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely)
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta)
Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.Katso lisätietoja osoitteesta: https://www.s-kanava.fi/web/s-ryhma/tietosuoja/sinun-oikeutesi.Suostumuksen peruuttaminen Käsittelyperuste ei ole suostumus vaan sopimus.Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Taloushallinnon järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.